オフィスの電話機がビジネスホン（ビジネスフォン）としての機能を果たしているのは、ビジネスホンと主装置がそれぞれ機能を果たしているからです。ビジネスホンは家庭用の電話機とは異なり、単体では機能を果たしません。機種によっては、主装置でビジネスホンに設定を行わないと正常に作動しないものもあります。
ビジネスホンの役割は非常にたくさんありますが、最も基本的な役割を２つ挙げるなら外線機能と内線機能です。
今回の記事では、ビジネスホンと主装置の仕組みについて外線と内線を中心に解説します。
▶目次
１、外線の仕組み
ビジネスホンと主装置の外線の仕組みについて解説します。
外線とは
主装置の一つ目の大きな役割として、外線を社内の機器に接続する交換機としての役割があります。
オフィスから社外に向かって電話を発信する際、あるいは社外からの電話をオフィスで着信する際には、主装置がオフィス内の電話機とオフィスの外の回線を接続し、通信できる状態にします。
電話回線の種類には、アナログ回線、ISDN回線、光回線、IP電話回線がありますが、回線の種類に応じて信号を切り替え、オフィスのビジネスフォン機器と接続します。
ビジネスフォン外線の大きな特徴
ビジネスフォンの外線には大きな特徴があります。
１つのオフィスで複数の電話番号を使用することと、複数の回線を使って同時に電話をすることです。個人宅と異なり発着信の頻度が非常に多く、また部署ごとでのグループ分けをすることによって業務が効率化されますので、ビジネスフォンにとっては不可欠な機能です。
主装置を設置する際には、番号数と同時通話チャンネル数の設定を行います。
ビジネスフォン外線の便利機能
ビジネスホン外線は主装置ユニットの設定によってさまざまな便利機能を使用できます。一例を紹介します。
- 外線間転送
- 発信禁止番号設定
- 会議通話機能
会社にかかってきた外線を、あらかじめ登録しておいたスマートフォンに転送させる機能です。自動転送と手動転送とがあり、いずれも担当者が不在の際や事務所を留守にする際に、外出先でもスマートフォンで直接外線電話をキャッチできる仕組みになっています。
発信規制は、特定の番号への外線発信を制限する機能です。例えば、テレアポを複数のスタッフで行っている企業の場合に、顧客から「今後は電話をかけてこないでほしい」といわれるケースがあります。こうした場合に、該当の番号を発信規制リストに入れておけば、主装置の働きによって発信が規制される仕組みになっています。業務の効率化とクレーム予防に役立つ機能です。
ビジネスホンの外線利用して、複数台のビジネスホンで会議通話を行うこともできます。
異なる拠点間で、同時に外線接続することにより音声による電話会議や、音声と映像を共有するビデオ会議を行うことができます。
以上のように、ビジネスフォンの外線にはただ社外に電話を発信するだけではなく、ビジネスの成果を上げるための多くの機能が備わっています。
２、内線の仕組み
ビジネスホンの内線のしくみについて紹介します。
内線とは
オフィスでは一般的に複数のデスクで複数名のスタッフがビジネスホンを使用します。これらの事務所内の電話機同士を、固有の内線番号で無料通話できる仕組みが、ビジネスフォンの内線通話です。
内線通話は従来、同じ主装置に接続された同一拠点のビジネスホン同士のみが利用できる機能でしたが、インターネット回線を利用したビジネスホンの登場により異なる拠点間や、スタッフ保有のスマートフォンをも内線として活用できるようになっています。
内線番号の割当
内線機能を活用するには、内線番号の割当を行います。
オフィスに主装置を設置する場合には、主装置と各ビジネスフォン子機とを配線し、主装置に設定を行います。クラウドPBXを利用する際には、ビジネスホン子機をインターネット接続し、PC上で内線番号の割当を行います。
部署ごとや、フロアごとなど、社内での番号割り当ての基本ルールにのっとって番号を割り振っていくと、内線の番号の管理がしやすくなります。
内線を利用した主な便利機能
ビジネスホン内線を利用した主な便利機能を紹介します。
- 内線グループ呼び出し
- ペーシング呼び出し
- 内線代理応答
内線は主装置の設定によって、部署ごとやフロアごとなどにグループを組むことが可能です。
この仕組みの活用により、例えば、保留呼び出しを行う際に、特定の部署のデスクに対して一斉に呼びかけを行う内線グループ呼び出しの機能が利用できます。
工場や作業現場など、内線相手先のフロアが非常に広い場所だったり、作業の手を止めて受話器を取ることが難しい状況が想定されたりする場合に活用されるのがペーシング呼び出しです。主装置にスピーカーと放送用のアンプを取り付けし、受話器からの音声を放送させる機能です。
事務所には不在の他部署スタッフの着信が鳴っている場合に、デスクを移動することなく手元のビジネスホン電話機で応答できる仕組みが内線代理応答です。デスクを移動することによる労力や、余分に電話をお待たせしてしまうことを防止します。
３、まとめ
この記事では、ビジネスホン（ビジネスフォン）の主装置の仕組みとして主に内線と外線の機能を中心に解説しました。
さらなる多機能をビジネスホンに与えるために多機能ユニットを追加することも少なくありませんが、そのためにもまず内線と外線が主装置に正確にかつ合理的に接続され、設定されていることが重要です。
外線は社外に電話を発信するための機能や仕組みのことをいいます。ビジネスホンの場合には、ただ電話を発信するだけではなく、回線の種類に応じて、転送機能や発信禁止番号などの便利機能を設定することもできます。
内線は、社内のビジネスフォン同士を結び付ける機能です。内線として通話ができるだけではなく、かかってきた電話の保留応答や、内線グループ化などの機能を設定することでさらに便利に活用できる仕組みになっています。
